L’amministrazione di un Ente del Terzo Settore o di una società sportiva dilettantistica è un compito complesso, e uno degli aspetti più impegnativi è la gestione dei libri sociali. Una distinzione cruciale che influisce sull’obbligo di tenuta di tali documenti riguarda la qualifica dell’ente sportivo: è iscritto solo al registro CONI, o fa parte anche del Terzo Settore, iscritto al RUNTS (Registro Unico Nazionale del Terzo Settore)?
Prima dell’entrata in vigore del Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017), la tenuta dei libri sociali per associazioni, fondazioni e comitati non era disciplinata da norme specifiche. Tuttavia, l’articolo 15 del D.Lgs. 117/2017 ha introdotto obblighi specifici per tutti gli enti appartenenti al Terzo Settore, inclusi quelli di natura sportiva.
Obblighi Normativi Introdotto dall’Articolo 15 D.Lgs. 117/2017:
- Libro degli Associati:
- Obbligo di tenere un registro dettagliato dei membri, indicando nomi, quote associative e variazioni nella partecipazione.
- Libro delle Adunanze e Deliberazioni dell’Assemblea:
- Registrazione delle deliberazioni assembleari, inclusi i verbali redatti per atto pubblico.
- Libro delle Adunanze e Deliberazioni del Consiglio Amministrativo e del Comitato Direttivo:
- Registrazione accurata delle decisioni prese negli organi dirigenti.
- Libro delle Adunanze e Deliberazioni dell’Organo di Controllo e del Collegio dei Probiviri (se previsto dallo statuto):
- Obbligo di documentare le decisioni assunte da organi di vigilanza e controllo.
Nonostante l’introduzione degli obblighi normativi, il Codice del Terzo Settore non fornisce indicazioni dettagliate sulla modalità di raccolta, gestione, conservazione ed eventuale vidimazione di questi dati. Questa mancanza di specifiche lascia un margine di autonomia significativo agli amministratori, presidenti e volontari coinvolti nella gestione di questi documenti.
Soluzioni e Best Practice:
- Consulenza Professionale:
- Collaborare con consulenti contabili specializzati nel Terzo Settore per ottenere consulenza sulla corretta tenuta dei libri sociali.
- Piattaforme Digitali:
- Considerare l’utilizzo di piattaforme digitali specializzate nella gestione documentale per semplificare il processo di registrazione e conservazione.
- Formazione Continua:
- Assicurarsi che il personale coinvolto nella gestione dei libri sociali riceva formazione continua sulle normative e le best practice.
- Audit Interno:
- Condurre audit interni periodici per verificare la conformità ai requisiti normativi e per individuare possibili aree di miglioramento.
Conclusione:
La gestione dei libri sociali rappresenta una sfida complessa, resa ancor più delicata dalla mancanza di dettagli normativi sulle modalità di gestione. Tuttavia, affrontare questa sfida con approccio professionale, adottando soluzioni digitali e ricorrendo a consulenze specializzate, può garantire una gestione efficiente e trasparente. In un contesto dove l’autonomia è una necessità, l’adesione a best practice e la consapevolezza delle responsabilità sono essenziali per garantire il rispetto delle norme e la salute finanziaria dell’ente.